報告のためだけじゃなかった!?使える日報の書き方!

報告のためだけじゃなかった!?使える日報の書き方!

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はじめに

日々上司に書く日報、めんどくさいと思ったことはないでしょうか。
私はあります。
まぁみんなあると思います笑
しかし、そんな日報も書いて提出したら終わりではないことがあるんです!
日報をきちんと書けば、自分を助けてくれる時があるんです!
今回は私が日報に書いてあることを記載します。
書き方やフォーマットは会社によってあったり、
フリーだったりすると思うので、
「フリーフォーマットだけど、どう書いたら良いのかわからない!」
という人は私のパクってください!
「おっ、この項目いいな!」と思ったら部分的にパクるのもいいと思います!
「こんな書き方なってないッ!」
って怒られても自己責任でお願いしますね笑

[業務内容]
案件名・作業名
∟何の作業か
∟何の作業か
案件名・作業名
∟何の作業か

[翌営業日の作業]
案件名・作業名
∟何の作業か
∟何の作業か
∟何の作業か

[作業時間]
勤務時間
8:00~17:00
案件名・作業名 3.0h(月合計 18.0h/-h)
案件名・作業名 3.0h(月合計 7.0h/-h)

月合計
25.0h

休憩時間
12:00~13:00

[本日の感想・反省]

~~~~~~~~~~~~~

~~~~~~~~~~~~~

[その他(連絡事項・要望等)]

~~~~~~~~~~~~~

以上、ご確認よろしくお願い致します。

と、こんな感じで書いています。

上の項目から簡単に説明していきます。
まぁ書いてあるままなんですが笑

[業務内容]・[翌営業日の作業]

ここには今日やった作業を書いていきます。
指示された作業、されていない作業、すべて書きましょう。
これを見るだけで上司に「その日どの作業をしたか」が伝わるレベルで書けばいいです。
進捗など細かいことは後ほど書いていくので、
ここでは「どの作業をしたか」に焦点を当てて書いていきましょう。
これを見れば上司も、「おっ、こいつは今日これをやったんだな」とか
「この作業より明日はこっちをやってほしいな」とか思うはずです。
何か思ったなら上司も伝えてくるので、
一種のコミュニケーションだと思ってある程度伝わるレベルで書いていきましょう。

[作業時間]

これこそそのままです笑
勤務時間は勤務した時間、そのままです笑
大事なのは次です。

案件名・作業名 3.0h(月合計 18.0h/-h)
案件名・作業名 3.0h(月合計 7.0h/-h)

これを見るとどの仕事にどれだけ時間を割いたかわかります。
これがあれば、日報をもらった上司もその月の工数を大体予想できますし、
何より自分が書いているときに工数を意識するようになります。

3.0h(月合計 7.0h/-h)

一番左がその日使った時間、括弧内左はその案件に使った月合計、右側はその月に使える工数を書いておきます。
日報は毎日書くものなので工数を意識する習慣にもなりますし、新卒の方ほどこれを書く癖をつけたほうがいいと思います。
新人だから仕方ないといえば仕方ありませんが、工数を意識しません。
いずれ意識させられるのなら新人のうちから意識して、上司へのアピールにしましょう笑
やって当然とか言う厳しい上司もいますが・・・笑

とにかく、これはおすすめです!

月合計はその月働いた合計時間です。そのままです笑
休憩時間もそのまま。わかりきっていることなので書かなくてもいいと思います、はい。

[本日の感想・反省]

さて本丸ですね。
これもそのままなのですが、
「一体何を書いたら良いかわからない!」
そんな人もいるかと思います。
そんな時に役立つのが先ほど書いた[業務内容]
ここにはその日やったことが書いてあるはずです。
そしたら上から順番にその作業について書いていけばいいんです。

例えば、折り紙で鶴を折る作業をしたとしましょう。

 

本日は折り紙で鶴を折る作業をした。
昨日の計画では赤の折り紙を使う予定であったが、
赤の折り紙が切れていたため、オレンジで代用した。
昨日の段階で赤の折り紙の在庫を確認し、それを報告すべきだったと反省している。
進捗としては全体の50%まで到達している。
期限の明後日までには問題なく作業が完了する想定だ。
しかし、本日の赤の折り紙がない、といったアクシデントも想定して
余裕を持っていきたい。
明日には鶴を折り終え、残りの時間で手順や製品に不備がないかしっかりと確認していこうと思う。

 

と、まぁ適当ですがこんな感じで作業中にあったこと丸々書いて、そこに感想を混ぜていくと
「こいつしっかり考えて仕事してるな」と印象付けられます。
書くだけ書いて口だけだな言われないようにする自身へのプレッシャーにもなるし、
ここでは大口たたいていいと思います笑
あくまで感想なんで笑

 

これをその日やった作業すべてに行えば、そこそこにボリュームのある日報が書けます。
短くまとめることも重要なんで、長く書けばいいとは言いませんが、
薄すぎるよりかはいいと思います。

この方法はとても書きやすいので是非真似してみてください。

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[その他(連絡事項・要望等)]

さて、最後の[その他(連絡事項・要望等)]ですが、
そのままです笑
翌日健康診断行くよ、とか明日有給使うよとか、
割と口頭で言ったりするのでほぼ「特にありません。」と書きますが笑
なんかしらあれば書きます笑

日報は保存しろ!

私は日報を保存しています。
特に意味もないと思っていたのですが、保存していたおかげで助かったことが何度かあります。
仕事で問題が起きた時に、自分がいつその問題に関連する作業を行ったか、
日報を見れば一発でわかります。
これのおかげで私は2度救われました笑
この日にこの作業をしたから、その日のログを見よう、とか。
何日に何の作業をしたなんて覚えてるはずないですから、
そういう時に日報を見返してます。
その時に、作業内容が詳細に書かれていると尚良しですね。
この日もその作業をしたが、問題が起こるレベルの進捗ではなかった・・・
ということは次の日の作業内容にヒントがあるかも・・・とか。
日報も意外と使える時があるんです。
ですから私は日報をすべて保存しています。
流石に古すぎるのは消してますけどね笑

皆さんもよろしければ是非、真似してみてください!
では今回はこの辺で。